Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die Peter Schneider-Gruppe[1] übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb ihres eigenen Geschäftsbereiches und durch ein angemessenes Management ihrer Lieferketten. Zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten erfüllt die Peter Schneider-Gruppe auch die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und hält dessen Umsetzung nach. Wir verlangen, dass unsere eigenen Beschäftigten sowie unsere unmittelbaren Zulieferer die Standards hinsichtlich der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ebenso erfüllen. Weiteres dazu finden Sie in unserer Grundsatzerklärung.

Unsere Geschäftsprozesse sind im Einklang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und dessen Standards. Um das sicherzustellen, haben wir eine Menschenrechtsbeauftragte benannt. Diese kontrolliert die Einhaltung der Regeln und überwacht das Risikomanagement. Zugleich ist sie Ihre Ansprechpartnerin, wenn Sie generelle Fragen zum Thema haben. Aber auch Missstände oder Versäumnisse können Sie melden. Oder Sie nutzen dafür unser Online-Beschwerdeverfahren.

Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) (see english version below)

Ein wesentliches Kernelement dieser Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können. Dieses wird regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft.

Diese Verfahrensordnung informiert über die wesentlichen Merkmale des Beschwerdeverfahrens, den Zugang zum Verfahren bzw. dessen Erreichbarkeit sowie die Zuständigkeiten. Des Weiteren informiert sie auch darüber, wie das Beschwerdeverfahren durchgeführt wird. Mit dieser Verfahrensordnung soll Transparenzüber den Prozess geschaffen werden.

Der Beschwerdeprozess ist, wie folgt ausgestaltet:

Was ist der Zweck des Beschwerdeverfahrens?

Das Beschwerdeverfahren soll jeder Person oder Personengruppe die Möglichkeit bieten, relevante Beschwerden oder Hinweise gegenüber der Peter Schneider-Gruppe einreichen zu können und somit auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und den Verdacht von Rechtsverletzungen aufmerksam zu machen.

An wen richtet sich das Beschwerdeverfahren? Wer kann Beschwerden oder Hinweise abgeben?

Jede Person, die von Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Belangen im Sinne des LkSG erfährt, kann eine Beschwerde einreichen. Dies gilt auch für Personenvereinigungen.

Welche Arten von Hinweisen oder Beschwerden können abgegeben werden?

Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der Peter Schneider-Gruppe im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette entstanden sind. Beschwerden sollten auf Fakten beruhen und bereits möglichst alle relevanten Informationen enthalten, die den Sachverhalt darstellen, soweit die beschwerdeführenden Personen über diese Informationen verfügen. Auch sollten Beschwerden darauf eingehen, welches Resultat mit der Beschwerde erzielt werden soll.

Wie kann ich Beschwerden oder Hinweise abgeben?

Beschwerden und Hinweise können per Telefon oder E-Mail jederzeit abgegeben werden. Alle Beschwerden und Hinweise, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingehen, werden unmittelbar und auf die gleiche Weise weiterbearbeitet.

Die Kontaktdaten lauten:

Wer bearbeitet die Beschwerden und Hinweise?

Beschwerden oder Hinweise werden von der Meldestelle entgegengenommen und von ihr oder der zuständigen Fachabteilung bearbeitet.

Wie läuft der Beschwerdeprozess ab?

Grundsätzlich umfasst der Beschwerdeprozess die folgenden Verfahrensschritte:

  1. Bestätigung des Empfangs der Beschwerde gegenüber der beschwerdeführenden Person oder Organisation in der Regel innerhalb von einer Woche, sofern die Meldung nicht anonymisiert erfolgt ist.
  2. Die Zuständigkeiten werden festgelegt.
  3. Beurteilung der Zulässigkeit der Beschwerde sowie Sachverhaltsaufklärung, soweit dies für die Beurteilung der Zulässigkeit notwendig ist.
  4. Gemeinsame Erörterung und Prüfung des Sachverhalts mit der beschwerdeführenden Person, sofern die Meldung nicht anonymisiert erfolgt ist.
  5. Klärung des Sachverhalts. Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits stattfindet, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet.
  6. Die mit dem Beschwerdeverfahren befassten Mitarbeitenden verfolgen nach, ob und inwieweit die Abhilfemaßnahmen umgesetzt werden.
  7. Im Falle einer Ablehnung erhält die hinweisgebende Person eine Begründung.
  8. Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren vorgenommen.

Vertraulichkeit

Durch die berechtigte Meldung von Missständen entstehen Ihnen keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet insoweit einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen und einhalten werden:

Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Person(en) gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz- Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden: BDSG) verarbeitet. Auch sind wir nach § 8 Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Person(en) weitgehend zu schützen. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt werden und nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen offen gelegt werden dürfen. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird natürlich nicht von der Vertraulichkeit geschützt.

Procedural Rules for the Complaints Procedure According to Section 8 of the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG)

The Peter Schneider Group[1] takes responsibility for respecting and promoting internationally recognized human rights within its own business operations and through proper management of its supply chains. To fulfill its human rights and environmental due diligence obligations, the Peter Schneider Group also meets the requirements of the Supply Chain Due Diligence Act and ensures its implementation. We require our employees and direct suppliers to adhere to these human rights and environmental due diligence standards as well. Further details can be found in our statement of principles.

Our business processes are aligned with the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) and its standards. To ensure this, we have appointed a Human Rights Representative who monitors compliance and oversees risk management. This representative is also available to address general questions on the topic, and reports of grievances or violations can be submitted to them, either through our online complaints procedure or other contact options.

Complaints Procedure

An essential element of these due diligence obligations is the establishment of an effective complaints procedure, allowing individuals to report human rights or environmental risks or violations. This procedure is regularly evaluated for its effectiveness.

These procedural rules outline the key aspects of the complaints process, including access and availability, as well as responsibilities. They also explain how the complaints procedure is conducted, ensuring transparency in the process.

The complaints process is as follows:

What is the Purpose of the Complaints Procedure?

The complaints procedure provides any individual or group with the opportunity to submit relevant complaints or information to the Peter Schneider Group, thereby alerting us to human rights and environmental risks, or suspected legal violations (early warning system). It also offers a means for individuals to report suspected legal violations so that harm can be promptly averted or minimized (access to appropriate remedies).

Who Can Submit Complaints or Information?

Any individual aware of human rights or environmental risks or violations, as defined by the LkSG, can file a complaint. This also applies to groups or associations.

What Types of Complaints or Information Can Be Submitted?

The complaints procedure enables individuals to report human rights and environmental risks, as well as violations of related obligations, arising from the Peter Schneider Group's business activities, either within its own operations or its supply chain. Complaints should be fact-based and contain all relevant information describing the situation, as far as the complainant has access to such details. Complaints should also specify the desired outcome.

How Can Complaints or Information Be Submitted?

Complaints and information can be submitted by phone or email at any time to our complaints office, managed by Mr. Daniel Rink. It is also possible to submit complaints in English. All submissions, regardless of the method, are processed immediately and in the same manner.

Contact details are as follows:

  • Email: ps-ug-lksg@rink-legal.de
  • Phone: +49 (511) 515353 - 00

Who Processes Complaints and Information?

Complaints or information are received by the reporting office and processed by it or the relevant department. All employees responsible for handling complaints possess the following attributes:

  • impartial
  • independent
  • not subject to professional instructions
  • obligated to confidentiality
  • adequately trained
  • equipped with sufficient time resources

How Does the Complaints Process Work?

The complaints process generally includes the following steps:

  1. Acknowledgment of the complaint to the complainant within one week, provided it is not anonymous.
  2. Determination of responsibilities.
  3. Assessment of the complaint’s admissibility and clarification of the facts, as needed to assess admissibility.
  4. Joint discussion and review of the facts with the complainant, if the complaint is not anonymous.
  5. Clarification of the facts. If a violation of human rights or environmental obligations is found to be imminent or already occurring, remedial measures are promptly implemented.
  6. Follow-up by the employees involved in the complaints process to verify the implementation of remedial measures.
  7. Response to the complainant within three months of receiving the complaint.
  8. In the case of rejection, the complainant will receive an explanation.
  9. The procedure's effectiveness is reviewed annually, and adjustments are made as necessary.

How Are Reporting Persons Protected from Disadvantage or Retaliation?

Protecting reporting persons from disadvantage or retaliation due to submitted information is a crucial component of our complaints procedure. Measures to safeguard reporting persons include:

  • All information is handled by a small group of selected, specially trained employees.
  • All data, including personal information or details that could identify the reporting person, are treated confidentially, even after the procedure is completed.
  • According to legal requirements, internal company documentation is retained and then destroyed.

The Peter Schneider Group protects reporting persons from disadvantage or retaliation due to the submission of complaints or information.

[1] Die Peter Schneider-Gruppe bezeichnet die Peter Schneider Unternehmensgruppe GmbH & Co. KG und alle mit ihr verbundenen Unternehmen.

[1] The Peter Schneider Group refers to Peter Schneider Unternehmensgruppe GmbH & Co. KG and all its affiliated companies.